Relacje z drugim człowiekiem są bezcenne, to one mogą pomóc nam towarzysko, biznesowo czy zawodowo. Pamiętajmy o tym, że e-mail, zwłaszcza w sprawach służbowych, tworzy nie tylko nasz wizerunek, ale też firmy, organizacji, którą reprezentujemy. Dlatego tak ważna jest znajomość elementarnych reguł prowadzenia korespondencji elektronicznej.
Ważny temat
Temat wiadomości pozwala poznać cel kontaktu i łatwość odnalezienia korespondencji, gdybyśmy w późniejszym czasie potrzebowali do niej wrócić. Powinien być zwięzły i konkretny, w oparciu o słowa kluczowe. Zatem lepiej nazwać go „Renegocjacja umowy – notatka ze spotkania 10.09.2022” niż tylko „Notatka ze spotkania”. Starajmy się go aktualizować niż odpowiadać w łańcuchu odpowiedzi „RE: RE: RE: RE:”. Tak więc, jeśli zaczęliśmy wątek od renegocjacji umowy, a piąty email dotyczy działań, to zmieńmy to w temacie naszej korespondencji. Pozwoli nam to też trafniej identyfikować problem zawarty w wiadomości nim ją otworzymy.
Raczej nie „witamy”
Nie rozpoczynamy korespondencji, zwłaszcza służbowej, biznesowej, od słowa „Witam”. Możemy jako gospodarze przywitać gości w swoim domu, ale internet nie jest naszą własnością, zatem to słowo nie jest na miejscu. Ponadto, jeśli uwzględnimy regułę dostosowania zwrotu powitalnego do pożegnalnego, to przy zastosowaniu wyrazu „Witam!”, powinniśmy naszą korespondencję mailową z partnerem biznesowym, zakończyć krótkim: Żegnam! A na tym raczej nam nie zależy.
Jak zacząć?
Najlepiej zacząć od zwrotu ,,Szanowni Państwo”. Jeżeli wiemy do kogo piszemy wystarczy „Szanowna Pani/Szanowny Panie”, a gdy znamy funkcję, którą pełni osoba, do której piszemy, warto ją dodać do powitania „Szanowny Panie Prezesie/Szanowna Pani Profesor”. Jeżeli powitanie zakończymy przecinkiem, to pierwsze zdanie korespondencji należy rozpocząć małą listerą.
Korespondując z kimś kilka razy w ciągu dnia, nie rozpoczynaj każdego maila tym nagłówkiem. Co w takim razie zrobić? Najlepiej od razu zacząć odpowiadać, ewentualnie można też stosować zwrot ,,Pani Joanno”, ,,Panie Marku”, ale nie wszystkim to odpowiada, jest to dla nich skracanie dystansu, którego nie chcą. Jeżeli zwrot ,,Szanowni Państwo” w korespondencji, którą wysyłasz jest zbyt formalny, dopuszczalną formą, niezależnie od pory dnia, nawet o godz. 21.00, jest ,,Dzień Dobry”.
Zwięzłość w cenie
Po przywitaniu warto dodać neutralny wstęp wiadomości, zwłaszcza jeśli w naszej korespondencji będziemy zwracali się z prośbą o coś. Pamiętajmy, wiadomość elektroniczna powinna być zwięzła, napisana poprawnie interpunkcyjnie i ortograficznie. Nikt nie lubi czytać elaboratów na ekranie komputera. W wiadomości e-mailowej trudniej wyrazić emocje, odczucia, znaki literowe w pewien sposób ograniczają nas, dlatego należy uważnie konstruować jej treść, aby precyzyjnie oddawała sedno sprawy.
Nie używajmy wyrazów napisanych wielkimi literami. Jeśli chcemy jakiś fragment wyszczególnić, użyjmy pogrubionej czcionki lub podkreśleń. Zaimki osobowe typu: Cię, Ciebie, Twoje, Wam i zwroty: Pani, Panu zapisujemy wielkimi literami, tak jak w tradycyjnych listach.
Kiedy odpowiadać
W korespondencji służbowej najszybciej jak to możliwie, czyli zmieścić się w dobie. Jeśli odpowiedź wymaga zebrania danych, uzgodnień poinformujmy nadawcę krótką wiadomością, kiedy otrzyma daną informację. Niech ma świadomość, że właściwą odpowiedź wyślesz np. za trzy dni. W przypadku urlopu czy nieobecności w biurze warto ustawić w poczcie autoresponder. Odpowiadając na maila ustosunkujmy się do wszystkich zadanych pytań. Nie stosujmy korporacyjnego języka, ani skrótów np. „ASAP”, „FYI”, „Brief” czy „BTW. Choć zapewne odbiorca je zna, to w korespondencji biznesowej, nie są one mile widziane.
Jak zakończyć
Stosujmy „Z wyrazami szacunku” lub „Z poważaniem”. Nieoficjalna forma „Pozdrawiam” jest wskazana tylko, gdy bardzo dobrze znamy odbiorcę i zwracamy się do niego po imieniu. Kończąc formalnego maila podpisujemy się pełnym imieniem oraz nazwiskiem. Jeśli to możliwe warto dodać nazwę stanowiska, informacje o pełnionej funkcji.
BK
Komentarze